De 6 geheimen van de trouwakte
Wat kun je zoal vertellen over de huwelijksakte? Enig idee?
Wist je bijvoorbeeld dat één huwelijksakte van je huwelijk steevast vernietigd wordt?
De hoogste tijd om 6 geheimen van de huwelijksakte te onthullen.
Ik heb mijn oudste zoon gekozen als mijn getuige. Die jongen houdt van tekenen!
– Bruidegom tijdens trouwceremonie
1. Je ondertekent niet één, maar twee huwelijksaktes
…en je krijgt geen van beide mee.
Na het ja-woord ondertekenen jullie twee identieke trouwaktes. Ook de getuigen en de trouwambtenaar ondertekenen deze. Jullie krijgen echter geen van deze beide aktes mee naar huis (zie geheim #2). Spreek dus af met de fotograaf om er een goede foto van te laten maken!
Een kopie van deze akte is na jullie huwelijk nog wel gewoon (tegen betaling) bij het gemeentehuis af te halen. De akte blijft dus altijd bereikbaar.
De prijs voor een kopie van deze akte is landelijk hetzelfde. Tegenwoordig zo’n 16 euro, ongeacht het trouwjaar.
Toen mijn grootouders 50 jaar waren getrouwd, hebben we als cadeau o.a. een kopie van de trouwakte uit de jaren 50 laten inlijsten. Hierbij was het inlijsten dus praktisch duurder dan de akte zelf!
2. Eén huwelijksakte wordt vernietigd
Na jullie huwelijk worden allebei de aktes ‘bewaard’. Eén exemplaar wordt opgeslagen in het papieren archief van de gemeente waar jullie zijn getrouwd. Het tweede exemplaar (in ambtenarentaal: ‘de dubbel’) wordt opgeslagen bij de Justitiële Informatiedienst in Almelo.
Almelo herbergt het allergrootste geheim van de huwelijksaktes: de bestemming. Alle binnengekomen huwelijksaktes worden daar uiteindelijk… vernietigd!
Digitale backup van Nederland
In Almelo beheert de Justitiële Informatiedienst het landelijk archief van alle ‘dubbelen’ van belangrijke aktes. Alle aktes van een huwelijk, geboorte, overlijden of echtscheidingsaktes worden hier bewaard. Het dient als een extra backup of zekerheid voor elke gemeente. Mocht er ooit een archief van een gemeente verloren gaan door brand- of waterschade, dan is er in Almelo dus altijd nog een versie van een akte beschikbaar.
Sinds 2010 worden alle nieuwe aktes digitaal bewaard. Bij binnenkomst worden de papieren aktes ingescand en na controle op een computer opgeslagen. De originele akte verdwijnt in de papierversnipperaar:
Alle dubbelen die bij JustID binnenkomen worden gedigitaliseerd en na kwalitatieve en kwantitatieve controles vernietigd.
– Medewerker JustID
Digitaliseren en vernietigen bij jullie eigen gemeente
Gemeenten kunnen ook zelf de aktes al direct digitaal aanleveren bij de Informatiedienst. Ook dan blijft er dus altijd één papieren akte ‘over’ bij de gemeente. De eerste akte ligt dan immers al in het papieren archief van de gemeente. Deze tweede akte wordt uiteindelijk dus ook vernietigd. Dit gebeurt natuurlijk pas zodra de ontvangen kopie is goedgekeurd en opgeslagen in Almelo.
Wellicht is het bij jullie gemeente mogelijk om de originele tweede papieren akte naderhand op te vragen. Dit kan alleen als de gemeente zelf de aktes al digitaliseert. Informeer hier dus altijd tijdig naar bij de gemeente! Wellicht is het maken van een uitzondering mogelijk.
Kan niemand ons dan onze akte na het digitaliseren toesturen?
Jaarlijks trouwen er in Nederland zo’n 75.000 stellen. Hoewel het vernietigen weinig romantisch klinkt, kun je je voorstellen dat het ook ondoenlijk is om iedereen na het scannen de originele (tweede) huwelijksakte persoonlijk toe te sturen.
Bovendien staan er op de trouwakte geen adressen vermeld. Om een adres te achterhalen zal iemand dus eerst jullie persoons- en adresgegevens moeten terugzoeken in de gemeentelijke basisadministratie. Dit zou een aanzienlijke klus betekenen!
3. De huwelijksakte onderteken je pas zodra je al getrouwd bent
Het huwelijk is een mondelinge overeenkomst. Dat is iets wat niet iedereen beseft. Zodra je ‘Ja’ hebt gezegd in het bijzijn van een ambtenaar en getuigen, ben je getrouwd.
Mooi toch?
De ambtenaar bevestigt dit ook met soortgelijke woorden:
‘Hierbij verklaar ik, als buitengewoon ambtenaar van de burgelijke stand van deze gemeente, dat (naam) en (naam) hierbij door het huwelijk aan elkaar zijn verbonden.’
Met deze woorden zijn jullie officieel getrouwd.
De trouwakte is echter nog wel verplicht. De wet erkent een huwelijk immers alleen wanneer er een ondertekende akte is.
De akte moet ondertekend zijn door jullie, jullie getuigen en een ambtenaar. De akte legt zo jullie mondelinge overeenkomst officieel vast. Een tastbaar en onweerlegbaar bewijs van jullie verbintenis.
4. Er worden alleen geboortenamen gebruikt
Op de huwelijksakte staan veel gegevens vermeld, waaronder jullie namen en de namen van jullie ouders en getuigen. Van alle dames is hierbij altijd alleen de geboortenaam (of meisjesnaam) vermeld. Op de trouwakte wordt dat omschreven als: ‘geslachtsnaam’.
De achternaam die jullie moeders en vrouwelijke getuigen bij hun geboorte hebben meegekregen, blijft voor de overheid in officiële documenten altijd de geldende achternaam. Dit geldt dus ook als je bij een huwelijk de naam van je echtgenoot of echtgenote aanneemt.
Neem je na je trouwen de achternaam van je partner over? Dan wordt dit uiteraard wel vermeld op de akte. Op de regel ‘Geslachtsnaam na het huwelijk’ staat dan je nieuwe achternaam.
5. Alleen zwarte inkt is toegestaan
De trouwakte mag alleen ondertekend worden met een balpen en alleen met zwarte inkt. Wanneer je zelf pennen regelt om bijvoorbeeld aan je getuigen cadeau te doen, houd hier dan rekening mee.
Dit betekent niet dat je de trouwakte niet met een bijzondere pen kunt ondertekenen, integendeel.
Bij het filmen heb ik bijvoorbeeld wel eens ganzenveren met een balpenvulling gezien, of designpennen met een huwelijksthema. Het gaat uiteindelijk om de inkt en het type vulling. Hoe de pen er eventueel uitziet is helemaal aan jullie!
Het gebruik van zwarte inkt heeft te maken met het archiveren van jullie trouwakte. Na minimaal 100 jaar in het gemeentearchief moet de akte nog leesbaar zijn. Zwarte inkt vervaagt in de loop der jaren veel minder dan bijvoorbeeld blauwe inkt.
6. Teken binnen het vak
Vooruit, dit is natuurlijk niet echt een geheim of iets onverwachts. Maar omdat je in je leven niet vaak een huwelijksakte ondertekent, is dit toch een belangrijk punt om te melden.
Onderaan iedere huwelijksakte staat een breed en leeg vak voor alle handtekeningen. In sommige gemeenten staan er lijntjes om op te tekenen, soms is vak blanco en bepaal je zelf waar je tekent binnen het vak. Tekent er iemand buiten dit vak, dan is officieel gezien de akte ongeldig!
‘Verkeerd’ tekenen gebeurt gelukkig maar weinig: ik heb het in alle jaren maar twee keer zien gebeuren. Officieel moet een vervangende akte dan opnieuw ondertekend worden. Die eerste keer dat ik het zag gebeuren had de Babs een reserve-akte bij zich. De tweede keer kneep de ambtenaar een oogje dicht omdat er een handtekening boven het vak stond, en dat is minder ernstig dan onder het vak: een ruimte bedoeld voor latere officiële vermeldingen.
Conclusie
Dat waren ze: de 6 geheimen van de huwelijksakte die je vermoedelijk nog niet kende:
- Twee huwelijksakten om te tekenen,
2. waarvan er één wordt vernietigd.
3. Je tekent pas nadat je getrouwd bent,
4. en daarbij vind je altijd je geboortenaam.
5. Je mag alleen met zwarte inkt ondertekenen,
6. en net als toen je klein was: altijd binnen de lijntjes tekenen!
